Het viel me op dat er bij beginnende ondernemers veel vraag is naar gratis facturatieprogramma’s of online facturatiewebsites. Toen ik met Nethit begon – een SEO en Webdesign bedrijf in Haarlem – was ik zelf ook op zoek naar een goed gratis facturatieprogramma.
Al vrij snel werd mij duidelijk dat de meeste goede facturatiewebsites niet gratis zijn, of onacceptabele limieten bevatten waardoor je op termijn toch tegen een maandelijks bedrag aankijkt. Als je daaraan begint kom je al snel in een situatie terecht waarin je erg afhankelijk bent van deze dienstverlening.
Je gaat immers niet voor je lol halverwege het jaar heel je administratie overzetten naar en ander programma of naar een andere facturatiewebsite. Daarom had ik daar niet zo’n zin in. Ik houd er niet van om afhankelijk te zijn van anderen om mijn werk te kunnen doen. Daarnaast vond ik het ook allemaal nogal duur.
Op zoek naar een Open Source facturatieprogramma
Ik ben een echte Open Source fan, ik wil het liefst zelf in de code kunnen rommelen. Bovendien wilde ik ook graag een connectie kunnen maken tussen mijn websites en mijn facturatieprogramma zodat de facturen kant en klaar in het systeem staan nadat iemand wat besteld heeft op één van mijn sites. Dat scheelt weer een hoop tijd, je hoeft dan enkel nog op het knopje “Verzenden” te klikken.
Dus ik ging op zoek naar een goed Open Source (en dus ook gratis) facturatieprogramma dat ik op mijn eigen server kon installeren, het liefst in PHP/MySQL want daar kan ik zelf ook wat mee. Het was een hele zoektocht, maar op den duur stuitte ik op een mooi en zeer ondergewaardeerd project, het heet Ofuz Open Source.
Wat is Ofuz Open Source?
Ofuz Open Source is de gratis downloadbare variant van Ofuz Online, een facturatiesite die wél betalend is. In principe is dit wel hetzelfde systeem, als je wil weten wat het kan en hoe het werkt, kijk dan gewoon gewoon de video’s op: http://www.ofuz.com/tour_videos.php. Het verschil is eigenlijk vooral dat de downloadbare versie niet meer geupdate is sinds 2010. Er zitten dus waarschijnlijk meer bugs in dan in de online variant.
Zo kan ik bijvoorbeeld in mijn (Ofuz) facturatiesysteem geen tekens met accenten gebruiken. De tekens met accenten zien er overal prima uit totdat je een factuur naar PDF exporteert. Dus er zijn zo wel wat kleine dingetjes aan, maar over het algemeen werkt het gewoon prima en het scheelt weer een hoop geld én tijd.
Verder vind ik de interface ook niet supergebruiksvriendelijk, maar nu ik het eenmaal gewend ben is dat niet echt een probleem meer. De voordelen van het systeem wegen voor mij zwaarder door dan die kleine nadelen. Want het is gratis én dankzij de koppeling met mijn websites ben ik ook echt veel minder werkuren kwijt aan facturatie.
Makkelijk gratis facturen opmaken, terugkerende facturen instellen én betalingsherinneringen versturen per email
Zelf handmatig een nieuwe factuur toevoegen is zo gepiept, eerst voeg je je klant toe bij de contactpersonen, vanaf dat is gedaan kan je gewoon makkelijk en snel facturen maken voor die klant, én direct versturen.
Waar ik ook heel blij mee ben is de ‘recurring invoice’ functie, dat zijn dus gewoon periodiek terugkerende facturen.
Je voegt de factuur één keer toe, kiest een betalingstermijn en klikt op opslaan. Vervolgens verstuurd het systeem om de zoveel tijd volautomatisch een nieuwe factuur naar je klant.
Verder beschikt Ofuz ook nog over semi-geautomatiseerde herinneringen, ook een erg handige functie moet ik zeggen.
Als klanten vergeten te betalen hoef ik ze niet meer zelf te emailen of bellen, ik klik gewoon één keer op een knopje en er gaan automatisch herinneringsmails naar alle klanten met achterstallige betalingen.
Je kunt trouwens ook nog online betalingen ontvangen via Ofuz met Paypal en met Creditcards. Mijn idee was origineel om daar zelf naderhand nog andere betalingsmethodes aan toe te gaan voegen.
Maar dat is er nog niet van gekomen. Het is dan ook handmatig programmeerwerk wat grondig zou moeten gebeuren en waar ik dus tijd voor moet vrijmaken. Helaas is dat nog niet gelukt, maar dat is op zich ook geen ramp. Het zou leuk zijn, maar ik heb het niet persé nodig.
Ofuz kan nog meer dan Gratis Online Factureren
Ik was origineel alleen op zoek naar een goed gratis online facturatiesysteem, maar met Ofuz krijg je meer dan dat alleen. Er zit namelijk ook een Projectmanagementsysteem en een Timetrackingsysteem bij.
Als je die ook nog gebruikt is factureren nog makkelijker, en daarom gebruik ik het ook. Maar het hoeft dus niet persé, je kunt ook alleen de facturatiefuncties gaan gebruiken natuurlijk. Want ik ben helaas iets minder gecharmeerd van deze twee laatste functionaliteiten.
Het werkt wel prima vanaf je het een beetje leert kennen, maar een dienst als Basecamp is bijvoorbeeld echt wel stukken beter. Basecamp is helaas niet écht gratis, en je kunt ook niet lekker zelf in de code gaan rommelen. Soms is het kiezen of delen..
Hoeveel werk is het om Ofuz Open Source te installeren op mijn server?
Dat kan ik niet exact zeggen. Het is ook een beetje afhankelijk van je PHP kennis enz.. Het is een klein Open Source project met weinig documentatie dus je moet het echt zelf uitzoeken. Het zal dus waarschijnlijk niet op 5 minuten gedaan zijn. Je kunt het beste eerst dit lezen: http://www.ofuz.com/opensource/wiki/install
Vanaf Ofuz geïnstalleerd en geconfigureerd is kan je aan de slag met het vertalen van het systeem, want dit is standaard helemaal in het Engels en er is geen Nederlandse vertaling beschikbaar.
OPGELET: Ik heb eerst getracht Ofuz te vertalen d.m.v het taalbestanden systeem wat aanwezig lijkt te zijn, maar dat bleek naderhand niet goed te werken. Daarom heb ik uiteindelijk gewoon de Engelse taalbestanden aangepast én in de code zelf ook nog een aantal dingen vertaald.
Ik heb het hele systeem vertaald, maar je zou natuurlijk ook gewoon alleen de stukken die je klanten te zien krijgen kunnen vertalen (de emails en het online betalingssysteem). Dat scheelt een hoop werk.
Maar goed ik kan het dan natuurlijk weer niet laten om meteen alles te doen. En bij nader inzien was dat ook geen gek idee. Ik gebruik het systeem nu al een aantal jaren dus het was in dit geval zeker geen tijdverlies. Als je een beetje PHP kennis hebt is dit facturatiesysteem dus echt een aanrader.
Hopelijk hebben jonge ondernemers iets aan deze post, het is volgens mij wel een goede tip voor de handige Harry of voor andere webontwikkelaars die klaar zijn met die extra maandelijkse kosten om te kunnen factureren. Het kost misschien wat moeite om de boel te installeren en vertalen maar het scheelt wel weer een hoop geld op lange termijn.
Heb je wat gehad aan deze tip? Ik hoor het graag, laat gerust een reactie achter. Zijn er nog valkuilen tijdens de installatie die je met de andere lezers wilt delen? Deel je ervaringen gerust d.m.v het reactieformulier onderaan. Ik weet zeker dat ze dit zullen waarderen.